Как организовать питание на мероприятии? Наверняка, каждый ивентор в той или иной мере сталкивался с этим вопросом. Понятно, что подробный ответ на него дает кейтеринг, но подсказать клиенту возможные варианты и форматы, ограничения и проблемные места – это задача ивентора. А чтобы в цепочке клиент–event-агентство–кейтеринговая компания не было разночтений, важно чтобы ивенторы и кейтеры разговаривали на одном профессиональном языке, имели общее представление о нормах и стандартах в организации питания, видели возможные проблемы и знали, что сейчас в тренде. Именно об этом шла речь на мастер-классе Даши Довбыш, который прошел в рамках Открытого образовательного event-клуба, организованного «Студией Сюрприз», а мы раскроем основные сюжеты этого познавательного мероприятия.

Кейтеринг: форматы обслуживания

Для начала разберемся с форматами обслуживания: они бывают с рассадкой и без нее. Форматы с рассадкой – банкет и гала-ужин. Для банкета характерен полный стол с большим количеством закусок и разнообразных блюд. Сюда же вписывается традиционное русское застолье с водкой, селедкой и богатым выбором солений. Гости могут сами накладывать себе еду с общих сервировочных тарелок или, если это предусмотрено, воспользоваться помощью официантов.

Гала-ужин – более легкий формат кейтеринга с меньшим количеством алкоголя и закусок, он хорошо подходит для деловых встреч, презентаций и других подобных мероприятий. Блюда в этом случае выносят официанты, нередко под каждое из них подбирается свой напиток. В формате гала-ужина жестче тайминг, требуется больше персонала, но он, при прочих равных условиях, может быть экономичнее, чем банкет, так как гостям подаются персональные блюда, и средний выход на человека получается меньше.

Форматы без рассадки более разнообразны. Шведский стол – промежуточный вариант обслуживания, он позволяет выбрать блюда на общих столах и отойти с ними в сторону, где можно присесть или встать у коктейльных столиков, чтобы поесть. Во время фуршета все закуски выставляются на столы, и гости могут перемещаться между ними, выбирая то, что понравится. А на коктейле закуски и напитки выносят официанты, традиционных столов с едой нет. Это самый легкий формат кейтеринга, он отлично экономит время, хорош для презентаций или во время встречи гостей.

Не стоит также забывать про традиционные кофе-брейки и welcome-кофе, которые подразумевают чайно-кофейный стол и сладости. Кроме того, в последнее время довольно популярными стали анимационные станции и барбекю. Анимационные станции могут быть как в помещении, так и на улице. В этом случае повар готовит свое блюдо прямо перед гостями, и они могут его попробовать буквально «с пылу, с жару». А барбекю – это уличный формат кейтеринга с едой, приготовленной на огне, он хорошо подходит для спортивных мероприятий, тимбилдингов и прочих летних активностей.

Подача блюд тоже может быть разной. Например, русское застолье подразумевает подачу «в стол», когда всё стоит на столе, и гости обслуживают себя сами. При обносе гостей обслуживают официанты с подносами, предлагая попробовать то или иное блюдо. А при индивидуальной подаче перед каждым гостем ставится тарелка с блюдом без выбора.

Идеальный стандарт подачи напитков – работа в разлив, когда официант предлагает выбрать напиток и наливает его. Но нередко гости предпочитают делать это самостоятельно, особенно, в формате русского стола или во время мероприятий, на которых присутствие персонала нежелательно.

Кейтеринг: нормы и стандарты

Успех мероприятия во многом зависит от того, насколько правильно оно подготовлено, поэтому при организации питания кейтеринговой компании важно не ошибиться в расчётах количества еды и напитков на человека, вместимости предполагаемой площадки, необходимого количества персонала. Это не все, но основные показатели. Хорошая новость – для подобных расчётов есть нормы и стандарты кейтеринга, которые помогают избежать организационных ошибок.

Расчет количества еды

Для начала приведем самые общие цифры, которые помогут представить, сколько же нужно еды, чтобы гости мероприятия остались сытыми и довольными.

Для фуршета стандарты примерно в два раза меньше. Если планируется легкий перекус, коктейль, то достаточно 200 грамм еды на человека, а вот во время стоячего банкета гость может съесть и 1,5 кг разнообразных блюд.

• если в меню есть алкоголь;
• если мероприятие длинное, скучное, и еда – единственное развлечение;
• если участвуют журналисты;
• если мероприятие на свежем воздухе, например, в формате барбекю;
• если холодно, причем зимнее меню, как правило, более тяжелое, плотное, калорийное;
• если мероприятие проводится сразу после рабочего дня;
• если это тусовка, на которой люди хорошо друг друга знают, раскрепощенно общаются и не хотят расходиться;

А вот на официальных, протокольных мероприятиях гости, напротив, едят меньше. Также не способствует аппетиту жара – в этом случае люди больше пьют, причем безалкогольных жидкостей. Но в любом случае нужно общаться с заказчиком, чтобы понимать специфику компании, для которой планируется мероприятие, ее запросы.

Расчет количества напитков

Что же касается напитков, то за банкет человек обычно выпивает около 1,2-1,5 литров жидкости. Если на столах есть только морс, сок и нет воды, то это количество может быть и больше, потому что сладкое плохо утоляет жажду, тогда как водой напиваются быстрее. Крепкий алкоголь также увеличивает востребованность безалкогольных жидкостей, потому что его часто запивают, он провоцирует жажду, а если гости пьют вино или игристое, то соки, морсы, вода им нужны в меньшей степени.

Чтобы рассчитать количество алкоголя, необходимого на мероприятие, используются следующие нормативы: крепкие напитки –150 мл/чел, вино – 300 мл/чел, игристое – 150 мл/чел. Но нередко встречаются и более пьющие компании. Например, любителям водочно-селедочных застолий такое количество крепкого алкоголя, скорее всего, покажется недостаточным, а на женских вечеринках вполне может быть более востребованным игристое. Кроме того, стоит учитывать, что зимой бóльшим спросом пользуются крепкие напитки и красное вино, а летом – легкие, предпочтительно белые вина.

Расчет вместимости площадки

Вместимость зала для проведения банкета рассчитываются следующим образом: площадь стола + 60 см² на каждый стул + 50 см² между столами и стульями на свободное перемещение. Однако при этом расчёте нужно учитывать не только площадь зала, но и его конфигурацию.

Расчет количества персонала

«Золотой стандарт» при проведении банкетов – 1 официант на 10 человек, но не всегда это возможно. Если стол большой, то количество персонала можно немного сократить, а если столики маленькие, они раскиданы по площадке, к тому же важен тайминг, то однозначно требуется увеличение штата официантов. На фуршете один официант может обслуживать до 50 гостей, но лучше все-таки, чтобы это число не превышало 20-25 человек.

Дополнительный персонал необходим и в том случае, если на мероприятии присутствуют vip-гости, потому что они требуют особого к себе внимания. Кстати, обязательно покажите официантам их фотографии, дабы избежать нелепых казусов! Кроме того, в некоторых ситуациях к официантам прикрепляются раннеры – сотрудники, которые подносят блюда и уносят грязную посуду для того, чтобы сам официант не отлучался надолго от обслуживаемого стола. А внешний контроль и управление осуществляется метрдотелем.

Кейтеринг: основные вопросы при подготовке к мероприятию

На что еще нужно обратить внимание при подготовке мероприятия? Основной перечень вопросов очевиден: нужно выяснить дату его проведения, формат и повод, количество гостей и, в том числе, vip-персон. Но есть и более каверзные вопросы, ответы на которые на этапе подготовке помогут кейтерингу сэкономить нервы и время. Вот лишь некоторые из них:

• Нужно ли кормить персонал во время мероприятия? К этой категории также можно отнести артистов, которые могут захотеть поесть после своего выступления;
• Какой предусмотрен тайминг? И временем начала и завершения праздника ограничиваться не стоит. Нужно узнать время появления технической группы на площадке, время прибытия первых гостей, длительность приветственной части, время подачи блюд в соответствии с программой, периоды тишины, в течение которых работу кейтеринга не должно быть слышно, время на демонтаж и т.д.;
• Есть ли на площадке вода? Причем факт ее наличия еще не решает всех задач, нужно обратить внимание на качество имеющейся воды и ее давление;
• Есть ли электричество? Дополнительно нужно выяснить его напряжение, мощность, и если эти показатели недостаточны, подготовиться к использованию генераторов;
• Есть ли на площадке санузлы? Не стоит забывать, что для персонала требуется отдельный туалет, и желательно, чтобы эта проблема решалась заблаговременно;
• Можно ли использовать газовое оборудование? Оно может помочь в случае дефицита электричества, но требует особых технических условий;
• Как будет осуществляться монтаж и демонтаж площадки? Подобная информация позволит избежать пересечений интересов технической группы и кейтеринга, тем более, что время у всех ограничено.

Кейтеринг: возможные проблемы

Не менее важно понимать, какие сложности могут возникнуть при организации питания на мероприятии. Это позволит усилить контроль за проблемными местами и избежать реальных фэйлов.

Главная проблема – несогласованность действий. Менеджер, который взаимодействует с кейтерингом, может пообещать одно, а менеджер на площадке – выполнить другое, поэтому все пожелания, в том числе мелкие и, на первый взгляд, незначительные нужно прописывать. Ну и, конечно, не стоит работать без ТЗ. А на самой площадке желательно чтобы было ответственное лицо, координирующее все коммуникации с подрядчиком и заказчиком.

Еще одна проблема – суета и нервы. Избежать ее удается не всегда, но уверенное поведение кейтеров, а также понятное и открытое общение с заказчиком поможет свести последствия к минимуму. И даже если возникли непредвиденные сложности, лучше говорить о них четко и внятно, чтобы совместными усилиями найти пути выхода из неприятных ситуаций.

Не помогает организации процесса и дефицит времени. Как с ним бороться? В некоторых случаях никак, поэтому нужно понимать, какие временные ресурсы необходимы, и не идти на поводу у заказчика, которому нужно быстрее, чем это возможно. Но иногда от дефицита времени спасает оптимизация процессов, сокращение объемов задач или увеличение персонала.

Кроме того, остановимся на некоторых нюансах, которые могут неожиданно стать проблемами:

• если у кейтеринга брендированная посуда или униформа, нужно уточнить у клиента, не вызовет ли это неприятия;
• если в помещении, где предполагается кормить гостей, будет синее или фиолетовое освещение, еда приобретет неаппетитный вид, ее будет плохо видно;
• если мероприятие предполагается проводить летом на улице, необходимо предусмотреть защиту от пыли, жары и дождей. В этом случае лучше выкладывать блюда небольшими порциями и по максимуму использовать всевозможные колпаки.

Кейтеринг: тренды

А теперь, рассмотрев все острые углы для кейтеринга, остановимся на более приятной теме – на трендах. Что сейчас в моде? Как и при подготовке всего мероприятия, в кейтеринге важно единство стиля: еда, посуда, декор – всё должно перекликаться между собой и соответствовать друг другу. Кроме того, прослеживается ориентация на здоровое питание, возможно с отказом от алкоголя, а также с учетом запросов вегетарианцев и представителей различных религиозных конфессий.

Отходит в прошлое накрытие на ровной поверхности. Различные причудливые этажерки, подвесы, многоуровневые подставки – это сейчас актуально. В тренде также интересный текстиль, ну и, конечно, необычная подача блюд. Банальность не в моде!

Пользуются популярностью анимационные станции: повара проводят мастер-классы, готовят барбекю, организуют различные кулинарные мини-шоу. В этом плане феерично смотрится фламбе и использование азота, хотя немножко фантазии позволяет сделать незабываемым приготовление любого блюда.

А чтобы быть в курсе новинок, Даша Довбыш посоветовала подписаться на страницы ведущих кейтеринговых компаний в социальных сетях. Уж там-то можно подсмотреть идеи, вдохновляющие на создание собственных шедевров и позволяющие воплотить любые пожелания клиентов.