Рассказать миру о продуктах компании, научить партнеров правильно доносить до туристов информацию о продукте, выразить признание лучшим сотрудникам и партнёрам, добившимся наилучших результатов, – это лишь некоторые задачи, которые решаются в компании TUI при помощи ивентов. Как попасть в пул поставщиков услуг ведущего туроператора мира? Об этом и не только мы поговорили с Ольгой Семафоровой, руководителем отдела продаж и клиентского сервиса Дирекции по корпоративному туризму компании TUI Россия, а также членом жюри премии Event-Прорыв.

– Ольга, расскажите, пожалуйста, какие ивенты проводятся в компании TUI?

– Наша компания – мировой лидер в туристической индустрии. Мы создаем отдых, который делает людей счастливее. TUI – это устойчивая и эффективная компания, использующая передовые технологии, где каждый может реализовать себя.

Что же касается наших ивентов, то большинство из них – это маркетинговые мероприятия в России и за ее пределами, нацеленные на продвижение нашего продукта. Ежегодно мы чествуем лучших на премии TUI Golden Awards. Каждую весну проводятся мотивационные программы в Турции для представителей турагентств – перезагрузка, где проходит многодневный воркшоп и развлекательная программа.

Еще одно направление наших ивентов – это road-шоу. Сейчас как раз заканчивается цикл из 30-ти мероприятий, которые прошли в разных городах России.

Кроме того, у нас есть внутренние ивенты для сотрудников компании, так как только в московском офисе TUI трудится более 600 человек.

Событий у нас много, и они разного формата. Что-то мы делаем своими силами, что-то – с привлечением профессиональных event- и MICE-агентств, а что-то – с привлечением отдельных артистов и других подрядчиков.

Также у нас есть дирекция корпоративного туризма и MICE, которая обслуживает наших корпоративных клиентов из группы компаний «Севергрупп» и не только. Здесь мы сами организуем деловые и развлекательные мероприятия.

– А какой ивент вашей компании вам особенно запомнился, что называется, запал в душу?

– Я не могу выделить какой-то один ивент. Их очень много, и они разные. Представляете, наши премии или road-шоу? Это же праздники неимоверной красоты! Даже процесс подготовки всех этих мероприятий – подбор артистов и ведущих, разработка деловой программы со спикерами, взаимодействие с площадкой, кейтерингом, трансферными компаниями – это уже особая история, которая длится несколько месяцев и проживается как отдельный проект. В каждый ивент мы вкладываем частичку себя, работаем как одна большая семья, поэтому выделить среди них какой-то любимый, особенно запомнившийся, я не могу.

– Как в компании TUI принимается решение о сотрудничестве с теми или иными поставщиками услуг для мероприятий, с event-агентствами?

– У нас есть внутренняя база поставщиков, куда мы заносим информацию о тех компаниях, с которыми работали, а потом обмениваемся опытом и рекомендациями внутри коллектива. Так как сотрудников, занимающихся организацией мероприятий, у нас в компании много, то и информации тоже достаточно.

Если же планируется крупный проект, мы объявляем открытый тендер, куда приглашаются и те поставщики, с которыми мы работали раньше, и те, которые предлагают нам свои услуги. Тендер проводится в несколько этапов. Первый этап – это сбор документов и проверка нашей службой безопасности тех компаний, которые подали заявки. Нам важно, чтобы деньги, вложенные в мероприятие, были потрачены именно на то, что было оговорено, а работа была проделана на самом высоком уровне, поэтому без такой проверки не обойтись. Второй этап – это защита концепций и идей. И на завершающем этапе, когда остается один или два участника, мы оговариваем все детали мероприятия, возможно, корректируем смету, адаптируем программу под конкретную площадку и т.д.

В любом случае, мы всегда идем по пути цивилизованного диалога. При проведении тендерных процедур мы готовы отвечать на вопросы участников и консультировать их по каким-то непонятным моментам. А потом тендерный комитет делает выбор, всегда осознанный и объективный. Думаю, те компании, которые организуют наши ивенты, это понимают.

– А есть ли какие-то типичные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь при взаимодействии с event-агентствами?

– Главная проблема – когда мы договариваемся об одном, а в результате получаем совершенно другое. Это касается не только event-агентств, но и всех поставщиков услуг. Например, недавно мы заказали баннер для одного мероприятия, нам понравился его макет – он был прост, лаконичен и красив. А получили такой ужас, который совершенно невозможно было использовать. При этом дизайнеры нас же обвинили в том, что мы выбрали бюджетный вариант. В итоге пришлось срочно доплачивать и переделывать работу.

К счастью, мы работаем уже не первый год, поэтому стараемся все тщательно проговаривать и прописывать в договоре, и подобные ситуации случаются нечасто. Хотя мы тоже можем и засудить недобросовестных исполнителей, и подпортить им репутацию – благо, сейчас для этого есть масса возможностей, начиная с тех же социальных сетей. Но все-таки хотелось бы, чтобы поставщики услуг более ответственно относились к нашим договоренностям и своим обещаниям.

– В чем для вас заключается эффективность ивентов? Какие задачи они должны решать?

– Они должны решать те задачи, которые ставит заказчик и которые прописаны в договоре. Если говорить об ивентах компании TUI, то, когда мы проводим премии, основная задача – поощрить и похвалить наших лучших коллег, а также показать пример остальным, задать планку, к которой нужно стремиться. А в road-шоу главная цель – рассказать миру про наши замечательные продукты и научить представителей турагентств правильно передавать информацию и эмоции о них. Так что в каждом ивенте свои задачи и, соответственно, свои показатели эффективности.

– Как вы считаете, есть ли у event-агентств проблема с креативом?

– Креатив – понятие относительное. Для кого-то корпоратив с индейцами и ковбоями – это свежо, интересно, креативно, а для кого-то 3D mapping – вчерашний день. Поэтому всегда нужно исходить из целей и задач проекта, его бюджета, возможностей и ресурсов компании. Да и не всегда нужен креатив. Мы недавно сделали мероприятие в центре Москвы, в котором не было никакого особого креатива, ставка была сделана на площадку, хорошее меню и великолепную программу с участием артистов, но не звезд. И все прошло на самом высоком уровне, а люди потом писали нам благодарные отзывы – им очень понравилось, как просто и замечательно был организован этот вечер. Поэтому в каждом конкретном случае нужно решать, так ли необходим креатив ради креатива. Хотя, конечно, с дефицитом небанальных идей и свежих решений тоже приходится сталкиваться.

– Работаете ли вы с региональными event-агентствами?

– Да, конечно. Нам очень интересны регионы. Благодаря коллаборации с региональными агентствами, поставщиками услуг, мы можем делать уникальные, интересные программы, события, которые позволяют и иностранцам, и российским туристам увидеть нашу родину во всей ее красе, познакомиться с ее ресурсами, испытать чувство гордости за Россию.

– Насколько региональные event-агентства конкурентоспособны по сравнению со своими московскими коллегами? В чем они уступают, а в чем на уровне?

– Я думаю, что здесь принадлежность к Москве не является определяющей. У всех шансы равны. Ведь далеко не все наши чемпионы в спорте родом из столицы. Так же и в ивенте.

Проблема региональных агентств в том, что они не настолько мобильны, чтобы делать масштабные проекты на выезде, они должны находиться рядом с клиентом. Но если мы делаем мероприятие в регионе, проводим тендер под него, то, однозначно, региональные агентства составляют конкуренцию московским. Они знают свой город, свои площадки, имеют связи с местными поставщиками услуг и за счет этого могут сделать проект эффективнее, качественнее, дешевле. Да и московские агентства, организуя мероприятие в регионе, обычно делают это через своих местных коллег, а не едут туда сами – это слишком накладно и неудобно. Сейчас во многих регионах есть продвинутые креативные event-агентства, с которыми можно эффективно сотрудничать. А москвичи умеют правильно подать свою концепцию, сделать эффектную презентацию, сказать нужные слова, расставить необходимые акценты. Правда, иногда все это на словах и заканчивается. Так что в каждом случае все индивидуально.

– А как агентству из региона привлечь к себе внимание крупного федерального заказчика? Вы готовы к сотрудничеству?

– Во-первых, региональным event-агентствам в обязательном порядке нужно посещать профильные мероприятия, в числе которых Event-Прорыв, вema!, Золотой Пазл и другие конкурсы, премии, конференции. Это дает возможность посмотреть, какие проекты делают коллеги по цеху, зарядиться свежими идеями и повысить планку собственных ивентов. Кроме того, на все подобные мероприятия ходят представители компаний-заказчиков, смотрят на работы региональных ивенторов, обмениваются контактами и приглашают к участию в тендерах. Поэтому посещение профильных мероприятий – это главный рецепт для того, чтобы продвинуть себя, подняться на уровень выше.

А во-вторых, сейчас очень много полезной информации и доступной литературы для ивенторов и об ивенте. Всё это необходимо читать, впитывать, воспринимать, потому что, не зная того, что творится вокруг, быть интересным для заказчиков невозможно. Нужно всегда во всём быть первым!

В статье использованы фотографии, предоставленные Ольгой Семафоровой.

Подать проект на конкурс!

Генеральный партнер фестиваля - инновационный тимбилдинг "Вызов принят"

Организатор фестиваля 

портал EventNN.ru