В этом году фестиваль Event-Прорыв решил важную для всех подобных событий задачу – с его помощью было организовано взаимодействие между ивенторами и представителями компаний, которые могут быть и заказчиками мероприятий, и их спонсорами. Ивенторы представили результаты своей работы в рамках конкурсной программы, а представители компаний не только оценили эти проекты в качестве членов жюри, но и публично обсудили ряд насущных проблем индустрии событий в ходе панельных дискуссий. Какие актуальные темы поднимались и какие выводы были получены? Портал EventNN.ru готов поделиться со своими читателями ключевыми моментами прошедших обсуждений.

Нужен ли компании, в которой периодически проводятся различного рода мероприятия, собственный event-отдел? В чем его плюсы и минусы? Это лишь один из аспектов, рассмотренных в ходе панельной дискуссии «Организация работы event-отдела компании-заказчика», но именно на нем мы остановимся подробнее. В обсуждении под руководством Михаила Климанова, управляющего партнера агентства смелых решений «Мы», участвовали представители крупных компаний-заказчиков, в которых есть event-отдел и в которых такого отдела нет.

Участники панельной дискуссии, в компаниях которых есть event-отдел:

• ОЛЕСЯ АНДРЕЕВСКАЯ, Special Events Manager, Mary Kay Russia;
• ЕКАТЕРИНА ЧУПРАКОВА, менеджер по коммуникациям АШАН Ритейл Россия;
• ЮЛИЯ СЕРГЕЕВА, главный эксперт, Управление Протокол и брендинг, Обособленное структурное подразделение «Сибур» в Нижнем Новгороде;
• ЕКАТЕРИНА МАНАКОВА, ведущий event-менеджер компании «СКБ Контур».

Участники панельной дискуссии, в компаниях которых нет event-отдела:

• ТАТЬЯНА ЛЕОНТЬЕВА, руководитель отдела внутренних коммуникаций «Burger King»;
• ЕЛЕНА СВИСТУНОВА, менеджер коммерческого отдела «Mars»;
• АЛИ БАТУКАЕВ, менеджер по организации мероприятий, Дирекция продаж, ОАО «Фаберлик».

В чем же преимущества собственного event-отдела? Основной плюс – это глубокое понимание внутренних процессов компании, ее стратегии, бизнес-плана. Сотрудники event-отдела не просто получают задачу на проведение мероприятия, они уже глубоко погружены в эту задачу, знают все тонкости и могут предложить более эффективные пути ее решения, чем представители агентства из вне.

Еще один плюс – это наличие команды профессионалов непосредственно внутри компании, которые сами умеют решать задачи, связанные с организацией мероприятий, а также могут квалифицированно взаимодействовать с агентствами, с подрядчиками, которые привлекаются для проведения тех или иных ивентов. Понимая и сторону заказчика, и сторону агентства, они способны быстро и эффективно налаживать взаимопонимание между этими сторонами.

Но есть в работе event-отделов и свои подводные камни. Назовем те из них, о которых упоминали эксперты:

• Иногда приходится точечно заключать договора с подрядчиками, что занимает лишнее время, влечет за собой дополнительные энергозатраты, приносит неудобства.
• Немало времени и сил уходит на объяснение коллегам внутри компании специфики работы event-отдела – им многое кажется непонятным и необоснованным, а если нанимается агентство, обоснованность его действий не вызывает вопросов.
• Сложно распределять нагрузку внутри event-отдела, планировать мероприятия. Не на кого переделегировать обязанности.

А в чем плюсы и минусы отсутствия event-отдела в компании? Многое зависит от ситуации. Если мероприятие «под ключ» организует агентство, то плюсом является работа с профессионалами отрасли, которые знают и понимают все тонкости проведения ивентов. Этот вариант удобен для тех компаний, которые ориентированы, в первую очередь, на выполнение своих непосредственных функций, а все сопутствующие задачи предпочитают отдавать на аутсортинг.

Если же мероприятие все-таки организуется силами сотрудников компании, то главный минус – отсутствие у них всех необходимых для этого знаний, навыков и умений. Даже при наличии богатого опыта, они не являются профессионалами в ивенте и не могут с одинаковой эффективностью выполнять работу и режиссера, и менеджера проекта, и технического специалиста, и т.д. Но при этом такие сотрудники все-таки достаточно опытны для того, чтобы полностью отдавать все функции по подготовке мероприятия агентству – они лучше понимают цели и задачи своей компании, знают, как наилучшим образом достичь их реализации, могут креативить и хотят, чтобы приглашенные ивенторы учитывали их позицию.

В заключение этой панельной дискуссии участникам был задан важнейший для ивенторов вопрос: как агентству попасть в пул подрядчиков того или иного заказчика, ведь, как выяснилось, все они в той или иной мере сотрудничают с профессионалами индустрии событий. Приведем основные рекомендации от спикеров:

• Участвуйте в тендерах.
• Изучайте компанию, с которой хотите сотрудничать. Понимание ее корпоративной культуры и ценностей позволит говорить с заказчиком на одном языке и подготовить именно ту концепцию, которая вызовет у него позитивный отклик.
• Не пытайтесь завышать бюджет мероприятия. Прозрачная и честная смета – это еще один плюс в пользу агентства.
• Делайте классные мероприятия, рассказывайте о них, участвуйте в конкурсах, и заказчики сами обратят на вас внимание.
• Любите свое дело – это всегда заметно со стороны и вызывает симпатию.

Читайте также другие материалы по фестивалю Event-Прорыв:

Открытые защиты фестиваля Event-Прорыв: ивенторы VS заказчики

Алексей Сеченов: «Первый вопрос, который надо себе задать – зачем ты это делаешь?»

Панельные дискуссии на Event-Прорыве: Советы от спонсоров

Панельные дискуссии на Event-Прорыве: Диалог с властью

Панельные дискуссии на Event-Прорыве: Как региональным event-агентствам выйти на федеральный уровень

Игорь Лютенко на Event-Прорыве: Убьёт ли диджитал ивент?

Генеральный партнер фестиваля - инновационный тимбилдинг "Вызов принят"

Организатор фестиваля 

портал EventNN.ru