В организации ивентов существует несколько моментов, на которые обязательно нужно обращать внимание для достижения успеха. Особенно внимательно к этому стоит отнестись новичкам, которые делают первые шаги в event-индустрии и хотят изначально поставить организацию мероприятий на высокий уровень.

В организации мероприятий, как и везде, большую роль играет человеческий фактор. Именно от людей и их реакции зависит успешное проведение мероприятия, потому важно произвести на них положительное впечатление, подарить им приятные эмоции от организованного события.

Организация мероприятий –

Позаботьтесь об эмоциональном интеллекте участников

Этой хитростью опытные ивент-агентства пользуются давно, но в последнее время она приобретает все больше значимости. Эмоциональный интеллект ценят многие успешные люди – это раз; спокойная, расслабленная, сконцентрированная аудитория лучше воспримет посыл вашего мероприятия – это два. Забота организатора мероприятия о психическом здоровье участников ивента заключается в продумывании различных деталей: дизайне площадки проведения мероприятия, еде, перерывах, расстановке мебели, коротких сменах деятельности и т.д.

Идеи на вооружение:

• Включите в организацию события короткие семинары по психическому здоровью, эмоциональному интеллекту. Если даже вы не занимаетесь организацией образовательных мероприятий, такие мини-лекции «выстрелят».
• Добавьте на площадку мероприятия зону творчества, медитации или игровую зону. Это поможет участникам ивента на время отвлечься от основного курса мероприятия, выпустить пар, даст новые точки соприкосновения незнакомым друг с другом участникам.
• Поставьте массажное кресло в зоне проведения мероприятия, чтобы после долгого сидения, насыщенной информацией конференции или жаркой дискуссии участники могли расслабиться
• Профессиональные event-агентства понимают ценность движения. По возможности добавляйте активные виды отдыха или придумайте повод на время всем вместе выйти на свежий воздух. (Если только за окном не -15).

Организация мероприятий –

Переосмыслите подачу контента

Стандартные речи – это несколько прошлый век. Материалы, преподнесенные в таком формате, зачастую не сохраняются, а участники (если их можно так назвать, ведь они не принимают непосредственное участие в действии, а лишь слушают) могут быстро потерять интерес.

• Наймите коуча, некого ментора, который будет заниматься с участниками, поможет им наладить эффективный нетворкинг, извлечь из процесса обучения максимум полезной информации. Такой коуч одновременно развлекает и обучает. Можно разделить участников на условные группы и к каждой прикрепить своего «наставника».
• Откажитесь от концепции «вещателя со сцены» или минимизируйте такой формат. Мероприятия могут включать практическую групповую работу, обсуждения в небольших группах и неформальные разговоры, сводя к минимуму пассивное слушание.
• Используйте игру во время проведения мероприятия. Игровой формат позволяет устанавливать связи, обмениваться опытом и получать инсайты.

Организация мероприятий –

Подарите участникам мероприятия отдых или новый опыт

Лучший отдых – это смена деятельности. И лучше сменять ее на что-то приятное и новое для человека. Например, помимо основных событий мероприятия, предложите участникам что-то еще, отвлеченное от ведущей темы – например, экскурсию по городу, бесплатное участие в фестивале, даты которого совпадают с проведением мероприятия, ужин в хорошем ресторане в неформальной обстановке и т.д.

Организация мероприятий –

Используйте нейронауку для убеждения аудитории

Использование нейронауки - тонкая техника, позволяющая говорить о вещах наиболее выгодным образом, ненавязчиво влиять на действия людей. Это поможет вам достичь своей цели в организации события, не используя при этом продажный тон.

• Вместо того, чтобы просить людей сделать что-то, скажите им, сколько их коллег уже делают это. Пример: «Уже 1 000 ваших коллег посетили нашу конференцию в прошлом году» вместо «Примите участие в нашей конференции!». Не только плохой пример заразителен.
• Вместо традиционной ранней скидки («после 20.09. цена повысится!») предложите участникам другую – например, «первые 100 билетов - по 5 000 рублей!». Люди не знают, сколько билетов уже было продано, поэтому, если им нужна более низкая цена, будут торопиться приобрести билет.
• Используйте движение, чтобы поддерживать энергию участников события. Прямо как в школе! Например, пусть участники двигаются в течение 2 минут каждые 30. Они будут более сосредоточены и энергичны.

Организация мероприятий –

Усильте лояльность участников с помощью коллективного разума

Коллективный разум, когда, казалось бы, несовместимые друг с другом идеи совершено разных людей начинают складываться в максимально полную и репрезентативную картину, творит чудеса! Особенно этот подход актуален для проведения мероприятий таких, как тематические и отраслевые конференции и форумы.

• Делайте сессии, где люди могут обмениваться мыслями и приходить к каким-либо совместным решениям. Они эффективнее и разностороннее.
• Привлекайте студентов и начинающих специалистов – это свежий взгляд на отрасль, на ее будущее, на конкретную проблему. Новички и эксперты совместно могут составить широкий спектр идей. Не только «бывалые» могут быть носителями истины!
• Поощряйте несогласие и дискуссии. Назначьте каждой группе конкретную точку зрения и попросите их отстаивать ее, даже если они сами не придерживаются этого мнения. Эта деятельность помогает людям увидеть другую сторону и создает супер-вовлеченную аудиторию.

Организация мероприятий –

Внесите элемент благотворительности в мероприятие

Любое мероприятие, особенно крупное, может сделать мир лучше и добрее. И это рычаг, не пользоваться которым было бы обидно. Во-первых, такой подход помогает объединить участников под эгидой решения общей важной проблемы. Во-вторых, элемент благотворительности в вашем ивенте подарит участникам чувство, что они кому-то помогли. (Даже если просто часть средств, собранных за билеты на мероприятие, будет переводиться в благотворительный фонд). Не будем опускать и важный репутационный нюанс – вашему event-агентству или бренду самого мероприятия пойдет на пользу такая слава.

Организация мероприятий –

Вызывайте у участника приятные эмоции

Заставьте участника вашего мероприятия чувствовать себя важным компонентом события и ощущать себя как дома.

• Делайте скидки тем, кто собирается посетить мероприятие, приехав издалека – например, из другой области, если речь идет о региональном ивенте. Таким образом можно привлечь больше интересных людей, охватить большую территорию. И показать участнику, что он важен.
• Дайте 100%-ную гарантию возврата средств, если участник останется недовольным мероприятием. Это вызывает доверие (и следственно, лояльность), а кроме того, заставит всех подрядчиков, работающих на мероприятии на ивент-агентство, выполнять свою часть работы максимально хорошо.
• Управляйте эмоциями участников с помощью музыки. Приятные, ностальгические мелодии помогут создать ощущение «как дома», а чередование разных стилей и темпов позволит контролировать уровень энергии посетителей.
• Если планируется ланч, кофе-брейк или просто стол с закусками во время проведения мероприятия, то предусмотрите разные типы питания – ПП, веганство, безглютеновое и т.д. Людям будет комфортно как дома, плюс – они почувствуют заботу организатора мероприятия.

Организация мероприятий –

Совместно решайте отраслевые проблемы

Привлекайте аудиторию своего мероприятия к попыткам решить проблемы отрасли. Это можно ненавязчиво вплести в канву мероприятия в виде небольших дискуссионных блоков либо сделать решение определенных значимых проблем ведущей темой всего мероприятия. Людям нравится принимать участие в решении важных проблем, это повышает их чувство собственной значимости. А в результате совместной работы можно найти действительно оптимальные пути их решения.

Организация мероприятий –

Путешествуйте во времени

Думаете, это невозможно? Еще как возможно! С помощью презентаций, проектора, дополненной или виртуальной реальности создавайте иллюзию путешествия во времени. Это наглядно и порой вызывает у взрослых людей детский восторг.

Идеи:

• Путешествие в прошлое – отметьте юбилей компании или мероприятия, «вернувшись к истокам», наблюдая историю развития с помощью вышеперечисленных технологий.
• Путешествие в будущее – перенеситесь в будущее, где компания будет отмечать другие важные вехи в своей истории, представьте, как это может быть, каких еще высот может достигнуть компания и т.п. Небанальный способ презентовать планы, цели и задачи компании или мероприятия на будущее.

Организация мероприятий –

Вызовите у потенциальных участников любопытство

Оставляйте один компонент мероприятия неизвестным. Неизвестное притягивает. А любопытство – движущая сила действий. Во время постоянного доступа к информации, когда все что угодно можно узнать в Google, секреты – это магический инструмент. Создавайте секреты, используйте силу неизвестного:

• Оставляйте элемент вашего мероприятия загадкой до последней минуты. Люди попросту не будут знать, на что они приобретают билет, но тайна будет манить их. Если такое решение смело для вас, то засекретьте площадку события. И только накануне сообщите, где будет проходить ивент. Но в этом случае площадка должна быть впечатляющей! А такие ходы вызовут массу разговоров как до «разоблачения», так и после.
• Устройте секретный ужин с паролем для входа и расскажите об этом лишь некоторым людям. И наблюдайте, как информация постепенно расползается среди участников и все постепенно загораются желанием попасть на «тайную вечерю».

Организация мероприятий –

Выстраивайте доверительные отношения

Доверие – главный строительный материал для любых отношений, в том числе с потенциальными участниками мероприятия.

• Никаких громких слов и гипербол, если вы понимаете, что это не вполне отражает суть мероприятия. Говорите только по существу, обещайте только то, что сможете выполнить.
• Привлекайте лидеров мнений, чтобы они распространяли информацию о вашем мероприятии.

Организация мероприятий –

Дарите чувство эксклюзивности

Еще один действенный способ вызвать интерес к вашему событию – через эксклюзивность.

• В качестве площадки для проведения мероприятия выбирайте действительно роскошные, престижные, стильные места, чтобы находиться в них было сплошным удовольствием.
• Если бюджет мероприятия позволяет, то снимите целый отель, в конференц-зале которого будут проходить ваши мероприятиях, в номерах – разместятся гости. Создание такого отдельного мира усилит ощущение эксклюзивности.
• Совсем бюджетный хитрый способ внести в ивент VIP-элемент – добавьте настоящую красную дорожку и стильную welcome-зону с напитками на входе на ваше мероприятие. Пусть участники чувствуют себя звездами. Но для аутентичности картины придется установить для них дресс-код.

Организация мероприятий – процесс комплексный и многоступенчатый. Уделять внимание требуется не только техническим моментам (площадка, техническое оснащение и пр.), но и более абстрактным, направленным на то, чтобы удовлетворить все потребности участника события, на то, чтобы заставить его прийти еще раз.

По материалам сайта eventmanagerblog.com