«Event-Прорыв» – это не только конкурс event-проектов, но и образовательная площадка, на которой ведущие эксперты индустрии событий делятся своим опытом в рамках профессиональной конференции. «Event-Прорыв 2015» порадовал участников и гостей конкурса выдающимся составом спикеров и докладами, затрагивающими самые разнообразные стороны работы event-индустрии. Какими же новыми знаниями эксперты поделились с аудиторией? Раскроем некоторые ключевые моменты их выступлений.

Хедлайнером «Event-Прорыва 2015» выступил основатель и креативный директор агентства идей и смыслов «What if Semin?», председатель жюри конкурса, Александр Сёмин. И ему удалось совершить переворот! Как минимум, переворот в сознании ивенторов, для которых вопрос «Зачем?» теперь приобрел особое значение. Подробности читайте здесь: Александр Сёмин: о мероприятиях со смыслом и «Event-Прорыве 2015»

А в этой статье мы рассмотрим не менее интересные темы из жизни event-индустрии. Какое мероприятие нужно заказчику? С какими рисками приходится сталкиваться ивенторам, и как себя подстраховать? Как из идеи вырастить бизнес? Рассказывают эксперты!

«Event-Прорыв 2015»: спикер Юлия Соколова

Юлия Соколова, руководитель департамента маркетинга МР «Волга» (г. Нижний Новгород), выступила от лица заказчиков ивентов и рассказала о том, как к выбору проектов подходят в телекоммуникационной компании «Tele2». В основе этого выбора всегда лежит оценка мероприятия сквозь призму ожидаемых показателей его эффективности, а эффективным оно будет если:

• пересекается со стратегией компании (например, «Tele2» не будет участвовать в мероприятиях выраженного политического или религиозного характера, так как в них этого пересечения нет);
• способствует росту имиджевых, коммерческих и операционных результатов;
• вовлекает потребителей, дает им опыт.

Человек на мероприятии «Tele2» не должен быть созерцателем, повышение узнаваемости бренда – задача, которая успешно решается медийными средствами (поэтому не приходите в «Tele2» с предложением разместить логотип компании на вашем ивенте). В поле промо важно формирование длинного, долгого, качественного контакта. Получая в ходе мероприятия успешный опыт, потребитель начинает доверять тому сообщению, которое до него пытаются донести, а приняв для себя это сообщение, он с большой вероятностью совершит действие, которого от него ожидают. Таков, в общих чертах, алгоритм влияния на потенциальных клиентов в компании «Tele2», а уж выбор средств, с помощью которых данную задачу можно решить наиболее эффективно – задача ивенторов.

«Event-Прорыв 2015»: спикер Наталия Сащенко

Наталия Сащенко, управляющий партнер компании «Сащенко и Партнеры. Ивент консалтинг», основное внимание в своем мастер-классе уделила рискам. Event – очень рискованный бизнес, а умение эффективно рисками управлять существенно увеличивает вознаграждение ивентора за проведенное мероприятие.

Наталья рассмотрела различные виды рисков (технические, человеческие, творческие, управленческие), а также группы рисков (пассивные и активные) и методики их предупреждения. Чтобы предупредить пассивные риски, те, которые заложены в мероприятии, но могут никогда не проявить себя, в первую очередь, следует обращать внимание на выбор подрядчиков и не торопиться в этом вопросе, отдавая предпочтения людям с репутацией. Кроме того, важно:

• иметь контакты с государственными службами;
• всегда прописывать свою деятельность в юридических договорах и страховать ее;
• работать по безналичному расчету;
• брать на себя выполнение тех или иных обязательств, обговаривая только реальные сроки;
• контролировать выполнение каждой поставленной задачи;
• всегда разрабатывать «запасной вариант»;
• формировать «Красный лист» (с координатами всех служб экстренного реагирования).

Если же непредвиденная ситуация случилась, в ход идут методики предупреждения активных рисков: применение «запасного варианта», действие служб по «красному листу», единоначалие, избегание паники и сотрудничество с официальными органами.

Кроме того, хочется выделить один совет от Наталии Сащенко: исключать, по мере возможности, из своей жизни фоновые звуки – например, музыку в машине, телевизор дома, освобождая тем самым время… на мысли! Сначала будет тяжело, но со временем придет умение фильтровать собственные размышления, думать только о том, о чем нужно и принимать важные профессиональные решения в то время, которое раньше тратилось практически бесцельно, а его в нашей жизни очень много.

«Event-Прорыв 2015»: спикер Татьяна Петровская

Татьяна Петровская, партнер агентства «Event-Юристы» (г. Москва), продолжила тему рисков в event-индустрии, но уже с юридической точки зрения. Одна из тем выступления Татьяны – болевые точки агентств, возникающие при работе по договору об оказании услуг. И вот какие проблемы она выделила:

1. Отсутствие договора как документа на бумажном носителе до мероприятия, а если нет договора, то нет и закрепленных обязательств сторон. Затягивание подписания договора часто оправдывается неопределенностью всех договорных позиций. В этом случае можно составить и подписать основной текст договора, а в приложениях к нему оговорить все дополнительные нюансы.

2. Уклонение заказчика от подписания акта об оказании услуг, с целью смещения срока окончательной оплаты за проведенное мероприятие. Чтобы избежать этой проблемы, дату постоплаты следует привязывать не к дате подписания акта об оказании услуг, а к дате проведения мероприятия.

3. Заказчик-нерезидент. Эта ситуация распространена в Москве и всё чаще встречается в регионах. Если заказчик-нерезидент отказывается от постоплаты, то даже при наличии судебного решения в пользу агентства, взыскать с него средства крайне затруднительно, так как он не подпадает по российскую юрисдикцию.

4. Проведение развлекательного мероприятия под видом делового семинара. Инициатором таких подмен, как правило, выступает заказчик, а с проблемами может столкнуться агентство. Если мероприятие будет отменено, агентство не сможет, в том числе в суде, подтвердить свои расходы, так как они не будут соответствовать заявленному формату ивента.

Кроме того, Татьяна Петровская обратила внимание, на изменения в законодательстве, произошедшие в последнее время. Например, с 1 июня 2015 года, субъекты предпринимательства при заключении договоров могут устанавливать плату за односторонний отказ от исполнения договора, и если заказчик откажется от проведения мероприятия, то он будет обязан выплатить агентству эту сумму. А с 1 января 2016 года был введен запрет на заемный труд – то есть пункты «аниматор», «ведущий» и т.п. в договоре стали недопустимыми (они подразумевают заемный труд), тогда как формулировка «услуги по проведению развлекательной части мероприятия с привлечением аниматора (ведущего)» вполне приемлемы. Таким образом, Татьяна наглядно продемонстрировала, что знание юридических тонкостей может существенно облегчить жизнь агентства и оградить его от значительных рисков.

«Event-Прорыв 2015»: спикер Татьяна Спурнова

Татьяна Спурнова, собственник и генеральный директор креативного MICE агентства «MaxMedium», рассмотрела основные этапы развития бизнеса – от стартапа до расцвета. Мы попробуем в общих чертах передать эту концепцию.

Задумывались ли вы, что только 3% людей генерируют идеи и движут мир вперёд, и еще 7% – их соратники, группа поддержка? Остальные 90% просто плывут по течению. Свой бизнес – это удел тех немногих, кто готов меняться  и менять свою жизнь.

В самом начале бизнеса вся команда, как правило, горит идеей. И это хорошо, но нужно попытаться заглянуть в будущее, лет на пять, и обсудить с единомышленниками цели и задачи, зоны ответственности, принципы разделения прибыли и т.д. Все эти вопросы, будучи нерешенными заранее, могут здорово подкосить дело. И один из важнейших вопросов – чей голос будет решающим? Лидер, обладающий правом вето, должен быть определен.

Следующий этап: в команде появляются новые люди. Большая идея начинает расплываться, так как они не хотят менять мир, они хотят получать зарплату. Кроме того, появляются обязательства, в том числе финансовые, отсутствует четкое распределение должностных обязанностей, замедляются все процессы, потому что, чем больше людей, тем дольше они раскачиваются… И, как следствие, возникает кризис.

Нужно наводить порядок. Начинаем с планирования финансов. Алгоритм простой: допустим, расходы компании составляют 100 рублей, а доход агентства с каждого проекта – 10%, значит, нужны договоры, как минимум, на 1000 рублей. Начинается поиск тендеров. Зная, что компания выигрывает лишь 20% из них, несложно посчитать, что нужно поучаствовать в тендерах с суммарной стоимостью в 5000 рублей, чтобы получить свой планируемый доход. И вот в этот момент снова появляется азарт: искать, придумывать, выигрывать!

При определенной финансовой цели, становится понятно, что нужно для ее достижения, и легче формируются требования к персоналу. В этот момент происходит перераспределение ответственности, и часть ее должны взять на себя сотрудники, причем, скорее всего, в их рядах на данном этапе произойдут потери – к ответственности готовы не все.

После отладки рабочего процесса, необходимо отстроить компанию к рынку – придумать уникальное торговое предложение, а лучше всего – найти нишу. На этом этапе тоже возникают сложности: появляется огромное сопротивление персонала, людям уже есть, что терять и за что бороться, и здесь на помощь приходят первоначальные договоренности, самомотивация и, опять же, идея, от которой нельзя отступать. А главное, нужно помнить, что преодоление и этого кризиса приведет компанию к расцвету! Сложности на пути к успеху типичны для всех компаний, путь один, но проходят его самые целеустремленные – те, кто не опускает руки и не теряет свою идею.

На этом мы не заканчиваем. Продолжение отчета о выступлениях спикеров «Event-Прорыва 2015» в наших следующих публикациях.

В статье использованы фотографии агентства «Фотовыезд.рф»