Портал индустрии событий и праздников в Екатеринбурге

Панельные дискуссии на Event-Прорыве: Слово заказчикам и спонсорам мероприятий

13.05.2019 19
Запись сохранена и будет размещена после просмотра модератором.
Для любого event-агентства важно взаимодействие с заказчиками мероприятий, а многие из них привлекают к участию в своих проектах спонсоров. Как найти подход и к тем, и к другим? У нас есть ответ.
Панельные дискуссии на Event-Прорыве: Слово заказчикам и спонсорам мероприятий

В этом году фестиваль Event-Прорыв решил важную для всех подобных событий задачу – с его помощью было организовано взаимодействие между ивенторами и представителями компаний, которые могут быть и заказчиками мероприятий, и их спонсорами. Ивенторы представили результаты своей работы в рамках конкурсной программы, а представители компаний не только оценили эти проекты в качестве членов жюри, но и публично обсудили ряд насущных проблем индустрии событий в ходе панельных дискуссий. Какие актуальные темы поднимались и какие выводы были получены? Портал EventNN.ru готов поделиться со своими читателями ключевыми моментами прошедших обсуждений.

 

Панельная дискуссия на Event-Прорыве:
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ EVENT-ОТДЕЛА КОМПАНИИ-ЗАКАЗЧИКА

Нужен ли компании, в которой периодически проводятся различного рода мероприятия, собственный event-отдел? В чем его плюсы и минусы? Это лишь один из аспектов, рассмотренных в ходе данной панельной дискуссии, но именно на нем мы остановимся подробнее. В обсуждении под руководством Михаила Климанова, управляющего партнера агентства смелых решений «Мы», участвовали представители крупных компаний-заказчиков, в которых есть event-отдел и в которых такого отдела нет.

 

Участники панельной дискуссии, в компаниях которых есть event-отдел:

  • ОЛЕСЯ АНДРЕЕВСКАЯ, Special Events Manager, Mary Kay Russia;
  • ЕКАТЕРИНА ЧУПРАКОВА, менеджер по коммуникациям АШАН Ритейл Россия;
  • ЮЛИЯ СЕРГЕЕВА, главный эксперт, Управление Протокол и брендинг, Обособленное структурное подразделение «Сибур» в Нижнем Новгороде;
  • ЕКАТЕРИНА МАНАКОВА, ведущий event-менеджер компании «СКБ Контур».

 

Участники панельной дискуссии, в компаниях которых нет event-отдела:

  • ТАТЬЯНА ЛЕОНТЬЕВА, руководитель отдела внутренних коммуникаций «Burger King»;
  • ЕЛЕНА СВИСТУНОВА, менеджер коммерческого отдела «Mars»;
  • АЛИ БАТУКАЕВ, менеджер по организации мероприятий, Дирекция продаж, ОАО «Фаберлик».

Event-Прорыв

 

В чем же преимущества собственного event-отдела? Основной плюс – это глубокое понимание внутренних процессов компании, ее стратегии, бизнес-плана. Сотрудники event-отдела не просто получают задачу на проведение мероприятия, они уже глубоко погружены в эту задачу, знают все тонкости и могут предложить более эффективные пути ее решения, чем представители агентства из вне.

 

Еще один плюс – это наличие команды профессионалов непосредственно внутри компании, которые сами умеют решать задачи, связанные с организацией мероприятий, а также могут квалифицированно взаимодействовать с агентствами, с подрядчиками, которые привлекаются для проведения тех или иных ивентов. Понимая и сторону заказчика, и сторону агентства, они способны быстро и эффективно налаживать взаимопонимание между этими сторонами.

 

Но есть в работе event-отделов и свои подводные камни. Назовем те из них, о которых упоминали эксперты:

  • Иногда приходится точечно заключать договора с подрядчиками, что занимает лишнее время, влечет за собой дополнительные энергозатраты, приносит неудобства.
  • Немало времени и сил уходит на объяснение коллегам внутри компании специфики работы event-отдела – им многое кажется непонятным и необоснованным, а если нанимается агентство, обоснованность его действий не вызывает вопросов.
  • Сложно распределять нагрузку внутри event-отдела, планировать мероприятия. Не на кого переделегировать обязанности.

Event-Прорыв

 

А в чем плюсы и минусы отсутствия event-отдела в компании? Многое зависит от ситуации. Если мероприятие «под ключ» организует агентство, то плюсом является работа с профессионалами отрасли, которые знают и понимают все тонкости проведения ивентов. Этот вариант удобен для тех компаний, которые ориентированы, в первую очередь, на выполнение своих непосредственных функций, а все сопутствующие задачи предпочитают отдавать на аутсортинг.

 

Если же мероприятие все-таки организуется силами сотрудников компании, то главный минус – отсутствие у них всех необходимых для этого знаний, навыков и умений. Даже при наличии богатого опыта, они не являются профессионалами в ивенте и не могут с одинаковой эффективностью выполнять работу и режиссера, и менеджера проекта, и технического специалиста, и т.д. Но при этом такие сотрудники все-таки достаточно опытны для того, чтобы полностью отдавать все функции по подготовке мероприятия агентству – они лучше понимают цели и задачи своей компании, знают, как наилучшим образом достичь их реализации, могут креативить и хотят, чтобы приглашенные ивенторы учитывали их позицию.

Event-Прорыв

 

В заключение этой панельной дискуссии участникам был задан важнейший для ивенторов вопрос: как агентству попасть в пул подрядчиков того или иного заказчика, ведь, как выяснилось, все они в той или иной мере сотрудничают с профессионалами индустрии событий. Приведем основные рекомендации от спикеров:

  • Участвуйте в тендерах.
  • Изучайте компанию, с которой хотите сотрудничать. Понимание ее корпоративной культуры и ценностей позволит говорить с заказчиком на одном языке и подготовить именно ту концепцию, которая вызовет у него позитивный отклик.
  • Не пытайтесь завышать бюджет мероприятия. Прозрачная и честная смета – это еще один плюс в пользу агентства.
  • Делайте классные мероприятия, рассказывайте о них, участвуйте в конкурсах, и заказчики сами обратят на вас внимание.
  • Любите свое дело – это всегда заметно со стороны и вызывает симпатию.

 

Панельная дискуссия на Event-Прорыве:
КРИТЕРИИ ВЫБОРА ПРОЕКТОВ ДЛЯ ПАРТНЕРСТВА. ВЗГЛЯД СПОНСОРА

А что делать, если вы хотите, чтобы крупная компания стала спонсором вашего мероприятия? В ходе данной панельной дискуссии представители крупных компаний рассказали, как привлечь их внимание к своему проекту и, что не менее важно, как не вызвать негатива и раздражения в свой адрес. Своим взглядом на проблему поделились:

  • ОКСАНА ТРОФИМОВА, руководитель департамента по интегрированным коммуникациям ПАО «Вымпелком»;
  • ДАРЬЯ ПРОХОРОВА, руководитель направления деловых мероприятий Mail.ru Group;
  • КРИСТИНА ВДОВИНА, руководитель по развитию спонсорских проектов Альфа-Банка;
  • ДЕНИС КОЖАЕВ, руководитель маркетинга Сбербанка Первого.

Модерировал панельную дискуссию Леонид Яковлев, председатель регионального комитета РАМУ, управляющий партнёр Modul Pro.

Event-Прорыв

 

Спонсорство – это масштабная интегрированная рекламная компания с большим количеством каналов коммуникации. Это деньги и для тех, кто организовывает мероприятие, и для тех, кто вкладывается в него, так как это инвестиции, которые в перспективе должны принести прибыль. Чтобы крупная компания выступила спонсором того или иного проекта, в первую очередь необходимо дать ответ на вопрос – зачем ей это нужно? Перечислим основные задачи, которые может ставить перед собой спонсор:

  • Повышение узнаваемости бренда;
  • Повышение лояльности к бренду;
  • Сбор клиентской базы;
  • Прямая коммуникация с брендом;
  • Продажи.

 

Представители крупных компаний ежедневно получают множество писем с предложениями о спонсорстве. Как в этом потоке обратить на себя внимание? Во-первых, нужно ценить время людей, к которым вы обращаетесь, а значит письмо должно содержать предельно четкую, конкретную информацию. Чтобы ваше предложение дочитали до конца, оно должно цеплять читателя буквально с первых фраз. Кстати, именно письма наиболее подходящий вариант взаимодействия с потенциальными спонсорами. Информация, полученная по телефону, не запоминается, мессенджеры – это, отчасти, вторжение в личное пространство, а вот электронная почта – то, что нужно.

Event-Прорыв

 

Во-вторых, предложение должно быть кастомизированным, то есть соответствующим запросам и потребностям того бренда, с которым вы хотели бы сотрудничать. Веерная рассылка убивает время людей, к которым вы обращаетесь, и не приносит должных результатов агентству. Не поленитесь, изучите своего потенциального спонсора, постарайтесь дать ответ на вопрос – чем ваше мероприятие может быть полезно и интересно ему.

 

При подготовке кастомизированного предложения о спонсорстве, учитывайте следующие факторы:

  • Соответствует ли оно внутренней политике компании, к которой вы обращаетесь?
  • Какие мероприятия обычно поддерживает ваш потенциальный спонсор? Если спортивные, не стоит предлагать ему музыкальный фестиваль и наоборот;
  • Интересна ли компании ваша целевая аудитория?
  • Какие еще бренды будут представлены на мероприятии? Могут ли они стоять рядом?
  • Для компании-спонсора интеграция в тот или иной проект – огромная ответственность, поэтому не забудьте указать в своем предложении организатора мероприятия – его репутация и история имеют значение при принятии решения о спонсорстве.

Event-Прорыв

 

В-третьих, нужно понимать, что предлагать крупным компаниям в качестве выгоды от участия в проекте. Медиа-пакет? Он, конечно, должен быть, но значение его невелико. Для крупных компаний важна интеграция в мероприятие, максимальное вовлечение аудитории. Скорее всего, они придут в проект с собственными активностями, чтобы коммуницировать со своими конечными потребителями, а значит потратят немалые ресурсы на то, чтобы их реализовать и, тем самым, сделать мероприятие лучше, интереснее, насыщеннее. Кроме того, солидный бренд сам по себе добавляет значимости тому или иному проекту и зачастую позволяет использовать свои рекламные площадки для его продвижения. То есть организатор мероприятия получает от спонсора не только финансовые ресурсы, а нечто большее, и нужно понимать, что предлагать взамен.

 

Насколько важна цена при принятии решения о спонсорстве проекта? Для разных компаний по-разному. Некоторые из них предпочитают вкладываться по-крупному, но в ограниченное число проектов. У других ресурсы более ограничены, и цена имеет значение. Важно то, что под каждый проект можно найти своего спонсора, нужно только правильно готовить свое предложение, делать его кастомизированным и учитывать время и интересы тех людей, которые, возможно, будут с вами в дальнейшем сотрудничать.

 

Читайте также другие материалы по фестивалю Event-Прорыв:

Открытые защиты фестиваля Event-Прорыв: ивенторы VS заказчики

Алексей Сеченов: «Первый вопрос, который надо себе задать – зачем ты это делаешь?»

 

Event-Прорыв

 

Генеральный партнер фестиваля - инновационный тимбилдинг "Вызов принят"

 

Инновационный тимбилдинг - Вызов принят

 

Организатор фестиваля 

портал EventNN.ru

 

 

 

Добавлено пользователем:
Елена Луконина Написать сообщение
ЗАКАЗАТЬ

Отзывы

Чтобы оставить комментарии
Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь
> <
От Семинаров до конференций
ЗАКАЗАТЬ
Уважаемый посетитель!
Чтобы оперативно разместить афишу, новости или статью, пожалуйста, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь!

В другом случае, Вы можете прислать материал по адресу news@eventnn.ru
Чтобы добавить аудиозапись, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь в каталоге EventNN
Логин
Пароль

Регистрация

Забыли пароль?

  Диалоги Пользователи
  Оставить отзыв

Выберите город